FAQ

Guide utilisateur

Sous l’impulsion de la DRIEETS, la démarche de demande d’autorisation de travail pour les mineurs de moins de 16 ans a été dématérialisée. La plateforme Enfants du Spectacle vous permet désormais de faire vos demandes d’autorisations de travail directement en ligne.

Ce guide a pour vocation de vous accompagner dans la prise en main de la plateforme et de répondre à vos questions.

1) Comment accéder à la plateforme pour faire mes demandes d’autorisations de travail pour mineurs de moins de 16 ans en ligne ?

• Cliquez sur le lien suivant : https://formulaire-enfants-du-spectacle.fabrique.social.gouv.fr/
• Renseignez votre adresse e-mail et cliquez sur “Connexion”
• Rendez-vous sur votre adresse e-mail et ouvrez le mail qui vous a été envoyé par enfantsduspectacle@diffusion.fabrique.social.gouv.fr
• Cliquez sur le lien présent dans le mail pour accéder à la plateforme

Comment créer un nouveau dossier ?

• Cliquez sur le bouton “Créer un nouveau dossier”. Un dossier est constitué de 3 parties : une partie “Demandeur”, une partie “Projet” et une partie “Enfants”. Les 3 boutons en haut de la page du dossier permettent de naviguer entre ces 3 parties :

• A ce stade, votre dossier est encore au statut de “Brouillon”, vous pouvez le voir en haut à gauche de votre page de dossier. Cela signifie qu’il n’est pour le moment visible que par vous-même et pas encore par les services d’instruction.
• Commencez par renseigner les informations sur le demandeur à l’initiative de ce nouveau projet.

• Continuez en cliquant sur le bouton “Projet” et renseignez les informations liées au projet (titre catégorie, date, scénario, synopsis, etc.). Vous avez également la possibilité de laisser des commentaires qui seront visibles par les agents d’instruction de la DRIEETS pour expliciter certaines pièces ou certains éléments.
• Une fois que votre dossier est initié, vous devez cliquer sur le bouton “Déposer” afin de le transmettre avant la date limite de dépôt aux services d’instruction de la DRIEETS, soit un mois avant la commission pour laquelle vous candidatez.

• A partir du moment où vous cliquez sur “Déposer”, votre dossier passe au statut “En construction”. Vous pouvez continuer de l’alimenter avec des pièces justificatives manquantes ou des enfants qui n’étaient pas encore identifiés avant la date limite de dépôt.

• “Votre dossier est automatiquement enregistré” signifie que toutes les modifications que vous opérez sont enregistrée de votre côté, sur le formulaire afin que vous ne perdiez rien dans le cas où vous fermez votre fenêtre par inadvertance ou prématurément.
• Pour transmettre vos mises à jour aux services d’instruction, il est nécessaire de cliquer sur le bouton “Déposer”. Vous pouvez cliquer sur le bouton dès que vous chargez une nouvelle pièce justificative ou bien après avoir l’ensemble de vos modifications de la journée.

• Une fois que les services d’instruction de la DRIEETS auront validé l’ensemble de votre projet, de ces pièces justificatives et des pièces justificatives, ils passeront votre dossier en “Prêt”, ce qui signifie que le dossier est prêt pour la commission.

3) Comment ajouter des enfants ?

• les ajouter unitairement en cliquant sur “Ajouter un enfant”
• les ajouter en masse en utilisant le template mis à votre disposition

• Continuez en cliquant sur le bouton “Enfants”. Vous trouverez dans cette partie le bouton “Ajouter un enfant” qui vous permet de créer les enfants pour lesquels vous devez faire une demande d’autorisation de travail.

• Une fois que vous avez ajouté les enfants pour lesquels vous souhaitez faire des demandes, il se peut que certains soient finalement inaptes, ou indisponible et pour lesquels vous souhaitez finalement ne pas faire la demande. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton “Supprimer cet enfant”

• Vous avez déjà ajouté beaucoup d’enfant et vous en avez marre de scroller à chaque fois pour remonter en haut de la page ? Vous pouvez utiliser le sticky button pour remonter en haut de page :

• Vous souhaitez ajouter un enfant avec lequel vous avez déjà travaillé ? Si vous tapez son nom et son prénom et attendez une à deux secondes, une liste déroulante s’affiche avec les différentes informations.

• Cliquez sur le bouton “Télécharger le modèle (csv excel)”

• Une fois téléchargé, vous devez compléter la feuille “Enfants” du template excel avec les informations sur les enfants. Il vous faut impérativement respecter les formats des champs indiqué dans la feuille “Mode d’emploi” et ne surtout pas modifier les intitulés des colonnes dans l’onglet “Enfants”.
• Une fois que votre fichier est complet, vous pouvez l’enregistrer et le fermer.
• Cliquez ensuite sur le bouton “Importer le fichier d’enfants”. Votre explorateur windows va s’ouvrir et vous pouvez sélectionner votre fichier.
• Après avoir importer votre fichier, la page de votre projet doit se mettre à jour et les fiches des enfants pour lesquels vous faites votre demande vont se créer automatiquement. Il se peut que vous ayez besoin d’actualiser la page pour que la mise à jour se fasse correctement.
• Il vous reste toutefois à charger les différentes pièces justificatives au sein de la plateforme.

4) Comment échanger avec l’agent de la DRIEETS en charge de l’instruction de mon dossier

• Vous souhaitez apporter des précisions spécifiques sur le projet ou sur un enfant : les dates du projet sont incertaines et risquent d’évoluer par la suite, vous avez des difficultés à récupérer le certificat de scolarité… Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de commentaire qui se trouve en bas de page dans l’onglet “Projet” ainsi qu’en bas de chaque fiche enfant. Vous rédigez votre commentaire puis vous cliquez sur “Ajouter un commentaire” afin qu’il soit transmis à la DRIEETS. Agissant comme un chat, l’agent de la DRIEETS en charge de votre dossier pourra vous répondre avec la même fonctionnalité de son côté.

5) Je rencontre un problème sur la plateforme, qui puis-je contacter ?

• Rémunérations et rémunérations additionnelles : les champs dédiés à la rémunérations sont des champs nombre uniquement. Cela permet de calculer automatiquement la rémunération totale prévue pour l’enfant. Il est donc impossible d’y renseigner des éléments textuels pour expliciter la rémunération. Pour apporter des éléments de précision sur la rémunération, vous pouvez rédiger un commentaire.
• Les pièces jointes qui n’apparaissent pas côté instruction : cela peut être dû au format. Bien qu’il est indiqué que la plateforme accepte les format pdf, il arrive que certains format pdf ne fonctionne pas, notamment lorsque l’extension est en majuscule. Il faut alors convertir à nouveau le fichier pour le mettre au bon format pdf. Vous pouvez alors vous rendre sur le convertisseur en ligne que vous avez l’habitude d’utiliser pour le convertir et charger à nouveau la pièce justificative.
• Vous n’avez pas trouvé de réponse à votre question dans ce FAQ ? Vous pouvez écrire à l’adresse suivante : enfantsduspectacle@fabrique.social.gouv.fr

6) Comment savoir si l’enfant pour lequel je fais une demande doit voir un médecin Thalie Santé ou un médecin généraliste ?

• Un enfant doit voir un médecin Thalie Santé si il est dans un des cas ci-dessous :
  • Rôle 1er choix
  • Rôle 2nd choix
  • Figurant avec plus de 4 jours d’absences (donc à partir de 5 jours d’absences)
• Dans tous les autres cas, l’enfant peut faire sa visite médicale chez un médecin généraliste en exercice. Les visites médicales réalisées chez des médecin retraités ne seront pas acceptées.
• Dans le cas où l’enfant réside en région parisienne, Thalie santé fera une consultation en physique ou en téléconsultation et prendra contact directement avec les parents et vous devez alors renseigner les informations de contacts des représentants légaux. A l’issue de cette consultation, Thalie santé chargera le certificat d’aptitude ou d’inaptitude directement sur la plateforme.
• Dans le cas où Thalie santé réalise un examen sur pièce, Thalie santé chargera directement le certificat d’aptitude ou d’inaptitude sur la plateforme.
• Dans le cas où l’enfant réside en région, Thalie santé chargera sur la plateforme un bon de prise en charge qui vous permettra de prendre rendez-vous dans un centre agréé par Thalie Santé en région. Vous trouverez les contacts des centres agréés.
• Lorsque vous indiquez que l’enfant doit voir un médecin Thalie Santé, vous devez renseigner les informations de contacts des afin que Thalie Santé puissent entrer en contact directement avec les parents et prendre le rendez-vous en autonomie.